6.7.5 检验报告包含由分包方所出具检验结果的，应予清晰标明。分包方应以书面或者电子方式报告结果。
6.7.6 应按规定发送检验报告，并进行登记。采用电话、传真或者其他电子方式传送检验结果的，应确认委托方的身份并进行记录。
6.7.7 对已签发检验报告进行实质性修改或者补充的，应以追加报告或者更换报告形式实施。修改应满足本准则的所有要求，追加报告包括“对编号XX检验报告的补充（更正）”或者其他等效文字的声明；更换报告应有惟一性标识，注明所替代的原报告。
6.7.8 检验报告存放应防止损坏、变质、丢失，保存期不少于6年。
7 管理体系运作
7.1 管理体系
7.1.1 检验机构应按照本准则建立、实施和保持与其检验活动相适应的管理体系，将其政策、制度、计划、程序和指导书形成管理体系文件。管理体系文件应传达至所有相关人员，并被其理解、获取和执行。
7.1.2 管理体系文件构成应与检验机构检验服务和运行方式相适应，覆盖本准则的内容。其结构和文件类型可以由质量手册、程序文件、作业指导书以及记录、表格、报告等构成。
注1：质量手册是指阐明质量方针、质量目标，并描述与之相适应管理体系的基本文件。质量手册内容通常包括检验机构行政负责人对手册发布的声明及签名、公正性声明、质量方针声明、检验机构概况、范围、术语定义、涵盖本准则4-7章的组织管理、资源管理、检验实施和管理体系运作的描述及其所引用的支持性程序等。其中质量方针是指组织的质量宗旨和质量方向，主要包括良好职业行为的服务质量承诺、服务标准的声明以及质量目标等。
注2：程序文件是指规定质量活动和控制要求的文件，是质量手册的支持性文件。程序文件内容通常包括保证公正性和保密程序、人员培训管理程序、仪器设备管理维护程序、仪器设备和标准物质检定校准确认程序、合同评审程序、外部服务和供应管理程序、检验样品管理程序、数据保护程序、检验报告和CASL标志使用管理程序、文件控制程序、记录控制程序、质量控制程序、内部审核程序、申诉投诉处理程序、不符合工作控制程序、纠正和预防措施控制程序、管理评审程序等。
注3：作业指导书是指描述具体作业活动的操作性文件。作业指导书内容主要包括扦取和制备样品的工作规范、使用仪器设备的操作规程、指导检验过程的方法细则、修约数据的表征规范等。
7.2 文件控制
7.2.1 检验机构应建立和保持程序来控制构成其管理体系的所有文件，包括内部制定或者来自外部的文件。例如：法律、法规、规章、规范性文件、扦样方法、检验方法、质量标准，以及软件、规范或者程序、指导书和手册等。
注1：文件是指信息及其承载媒体。承载媒体可以是硬拷贝或者电子媒体，可以是数字的、模拟的、图片的或者书面的形式。
注2：检验数据控制见6.5规定，记录控制见7.9规定。
7.2.2 所有文件应以适当的方式予以登记，并加施惟一性标志后予以发放、使用。该标志包括发布日期、修订标志、页码、总页数、发布机构等信息。文件应适宜存放，出于知识保存目的而保留的无效或者作废文件应有适宜的标记。
7.2.3 应确保所有使用场所都能得到相应的现行有效文件，及时撤出无效或者作废的文件。
7.2.4 应对文件进行定期审查，必要时予以修订。文件修订、废止、改版或者更新，应按照规定的程序进行。
7.2.5 应有程序规定更改和控制保存在计算机系统中的文件。
7.3 结果质量控制
7.3.1 检验机构应明确将参加能力验证活动作为外部质量保证和内部质量控制活动的有效手段。应按规定参加国家农作物种子质量检验中心组织开展的能力验证活动，独立完成验证样品检验工作，及时报送检验结果，并保存能力验证结果报告。
7.3.2 检验机构能力验证结果不满意或者不合格的，应按照《
农作物种子质量检验机构能力验证办法》规定，采取相应的纠正措施或者整改措施，并保存实施效果有效性的记录或者证明。
7.3.3 检验机构应有质量控制程序以监控检验结果的有效性。这种监控应有计划并加以评审，可以包括下列内容：
a） 使用多人进行比对试验；
b） 对保留样品或者备份样品进行再检验；
c） 利用相同或者不同方法进行重复检验；
d） 使用仪器设备进行比对试验；
e） 定期使用标准物质开展内部质量控制。
注：选用的方法应与所从事的检验活动和工作量相适应。
7.3.4 检验机构应分析质量控制的数据。分析发现质量控制数据超出预先确定判定依据的，应采取预先计划的措施来纠正所出现的问题，并防止报告错误的结果。
7.4 申诉和投诉
检验机构应建立完善的申诉和投诉机制，处理来自委托方或者其他方面的申诉和投诉。应保存所有申诉和投诉的记录，以及检验机构针对其所开展的调查和采取纠正措施的记录。
注1：申诉是指委托方或者其他方面要求检验机构就其作出的检验结果决定进行重新考虑的请求。
注2：投诉是指委托方或者其他方面对检验机构的种子检验活动表达不满意并期望得到回复的行为。
7.5 内部审核
7.5.1 检验机构应根据预定的计划和程序，对其质量活动进行内部审核，以验证其运作持续符合管理体系和本准则的要求。内部审核每年至少开展1次。
7.5.2 内部审核计划应涉及管理体系的全部要求，包括扦样和检验活动。质量负责人按照预定计划和管理要求进行策划和组织内部审核。审核应由受过培训和具有经验的人员执行，只要资源允许，审核人员应独立于被审核的工作。
7.5.3 审核所发现的问题可能会影响运作的有效性或者对检验结果正确性产生怀疑的，检验机构应及时采取纠正措施。调查表明检验机构出具的检验结果可能已受影响，应书面通知受影响的委托方。应对审核活动进行跟踪，并验证和记录纠正措施的实施情况及有效性。
7.5.4 应记录审核活动领域、审核发现和由此采取的纠正措施。
7.6 不符合工作控制
7.6.1 发现扦样、检验工作过程或其检验结果不符合法规、技术规范、标准、体系文件要求的，检验机构应实施既定的不符合控制程序。
7.6.2 不符合控制程序应确保：
a） 指定专人负责处理不符合工作控制，明确对不符合工作采取的措施，包括必要时暂停开展检验服务、扣发检验报告；
b） 对不符合工作的严重性进行评价；
c） 立即实施纠正，同时对不符合工作的可接受性作出决定，必要时通知委托方；
d） 确定批准恢复工作的职责。
注：不符合工作和问题可以通过委托方反馈、质量控制、仪器检定和校准、试验消耗品检查、员工监督、检验报告核查、内部审核和管理评审等管理体系和技术运作的各个环节进行识别。
7.6.3 评价表明不符合工作可能再度发生或者对检验机构的运作与其规定和程序的符合性产生怀疑的，检验机构应立即执行纠正措施程序。
7.7 纠正措施
7.7.1 已确认不符合工作或者识别出技术运作、管理体系偏离规定和程序的，检验机构应启动纠正措施程序，实施纠正措施。
7.7.2 应从确定问题根本原因的调查开始，选择和实施能够消除问题和防止问题再次发生的措施，并监控纠正措施的实施效果。纠正措施应与问题的严重性和风险大小相适应。纠正措施所导致的任何变更均应制定文件并加以实施。
注1：技术运作或者管理体系中的问题可以通过内部或者外部审核、不符合工作控制、管理评审、委托方反馈或者员工观察等活动进行识别。
注2：原因分析是纠正措施程序的关键步骤，需要综合各方面情况仔细分析才有可能找到产生问题的潜在原因。
注3：在证实了问题严重或者对业务有危害时，可以在纠正措施实施后按7.5条规定对相关活动区域进行附加审核。
7.8 预防措施
检验机构应识别技术运作、管理体系方面所需的改进和潜在不符合的原因。识别出改进机会或者需要采取预防措施的，检验机构应启动预防措施程序，制定、执行和监控预防措施计划，以减少此类不符合情况发生的可能性并借机加以改进。
注：预防措施是事先主动识别改进机会的过程，而不是对已发现问题或者申诉的反应。主动识别可以通过运作程序评价、趋势和风险分析以及能力验证结果分析等途径。
7.9 质量和技术记录
7.9.1 检验机构应建立和保持填写、更改、识别、收集、索引、存档、维护和清理质量记录和技术记录的程序。使用电子形式存储记录的，应有程序来保护和备份记录，并能预防非授权的入侵或者修改。
注：记录是指阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件，可以分为质量记录和技术记录。质量记录包括内部审核、管理评审、纠正和预防措施、申诉投诉、人员培训考核等方面的记录；技术记录包括扦样、检验、计算和导出数据、检定或者校准等方面的记录。
7.9.2 所有记录应有固定格式、设计合理，记录真实可信、清晰明了，并予以安全保护和保密。
7.9.3 对于技术记录还应符合下列要求：
a）在工作的当时予以记录，不允许事后补记或者追记；
b） 包含足够的信息，详细记录检验条件以保证检验在接近原有条件的情况下能够复现，并有记录人员和校核人员的签字；
c） 发生差错的，每一错误应划改，将正确值填写在其旁边，并能识别出更改前内容；
d） 所有改动应有改动人的印章或者签名缩写；
e） 使用电子形式存储的，也应采取等效措施，以避免原始数据丢失或者更改。
7.9.4 应对所有记录分类管理、及时归档、妥善保管，保存期限为6年。
7.10 管理评审
7.10.1 检验机构行政负责人应根据预定的计划和程序，定期对检验机构的管理体系和技术活动进行管理评审，以确保其具有持续的适宜性、充分性和有效性。管理评审周期为1年。
7.10.2 管理评审应考虑以下信息：
a） 政策和程序的适宜性；
b） 管理和监督人员的报告；
c） 近期内部审核的结果；
d） 纠正措施和预防措施；
e） 检验机构能力验证的结果；
f） 检验机构的能力考评；
