各单位编制材料采购计划，必须事先由各用料单位根据事业实际需要提出用料计划，送材料管理部门，材料管理部门根据各单位用材料计划和库存材料情况，再汇总编制材料采购计划，送会计部门审核或召开有关部门和人员进行联审，最后提交领导审查批准后执行。
４、各单位材料管理，应当尽可能集中，建立综合仓库，使用单位一般均不设库房，采取随用随领，以减少保管环节，避免材料分散积压和损失浪费。
５、各单位材料管理部门必须严格执行材料入库、出库、保管制度。材料入库前应由采购人员根据发票填写入库单，按照分工，认真进行验收工作，详细检查品种，规格质量和数量，对贵重，稀缺进口材料，可请使用部门指派有经验的人员协助验收。材料出库，要掌握领料单位用料计划、办理出库手续，并尽量做到使用单位领用方便或送料上门。材料保管应该科学化，做到存放分类有序，便于收发、检查、防止损坏变质。对贵重稀缺材料应该集中妥善保管，经常检查。
对于易燃、有毒等危险物品，必须指定有专业知识的人员妥善管理，并与其他物资分处存放，而且要经常进行安全检查防止发生事故。对于危险物品的领、用、剩、废都必须严密手续，加强管理。
６、各单位的材料均按实际价格核算。（有的同一规格型号两种价格也可按平均价格），购入、调入、调出材料，分别按购价和调拨价格记账；发出、报损和清点中多出或短少的材料，按实价和库存平均价格记账；购入材料的运杂费，均不计入材料价格，可直接列为经费支出（冲减管理费后其差额给予报销）。
７、各单位材料的账务核算，应当避免重迭，会计部门和材料管理部门账目设置；会计部门在总账上设立“经费材料”“其它材料”两个目。分别核算预算内、外的材料总值，（无预算材料的可不设）另外可按分工设不分类的材料明细账，以便于核对。材料管理部门，可以不分预算内、外只设一套材料明细账，（也可以分别设明细账）按类立账，按品名和规格分户。材料的账务处理手续如下：
材料管理部门
（１）购入、调入材料时，由经手人根据原始单据，填写材料入库单一式四联，连同实物交保管员验收实物无误后签章，（填制报销凭证主管领导签章）一联存根，一联仓库作为登账（卡）两联连同购入、调入的原始凭证和报销单送财务会计部门报账。财务部门审核无误后办理结算，其中一联退给材料会计，另一联随单据记账。
（２）发出材料后，根据领料单保管员及时记账（卡），有材料会计的送材料会计记明细账，材料管理部门（会计）根据发料单按季或月按类别编制发出材料，数量和金额汇总表，报财务部门出账报销。对于调出材料应填制调拨单一式五联（存根一联、仓库一联、材料会计、调入单位、财务各一联）并填写报销单，经手人和主管人员签章送财务部门审核无误后，加盖公章，将报销联交购物单位，一联退材料会计，一联财务记账。
材料管理部门发出材料、编制汇总表，一般应包括下列内容：上期余数、本期收入数、调出数、发出数、余额数，财务部门和材料账总余数核对无误后，将发出数列经费支出。
（３）用料单位退库的材料，应按规定重新办理入库手续。
（４）材料管理部门对于发给使用单位或个人不够固定资产标准的材料（如低值仪表仪器、小工具、器皿低值劳保用等），除按一般材料处理账务外，还应按使用单位或个人建立使用登记（卡），并规定以旧换新的制度和必要的审批手续明确责任，以防止损坏丢失。
财务会计部门
（１）根据材料管理部门，购入、调入、调出的原始凭证和入库单，经审核后办理付款、收款或转账。在审查中如发现有不符合采购计划和调拨计划规定的材料，会计部门有权拒绝办理结算，并及时报告单位领导处理。
（２）根据材料管理部门按季或月编制的发出材料汇总表，核对无误后，将其发出总金额列支。必要时可检查材料管理部门发出材料凭证，手续是否完备，数字是否准确。
（３）各单位对于临时发生的现买现用的零星材料，材料管理部门可以不办入库出库手续，会计部门也不记材料账，可直接列作经费支出。但材料管理部门，应注销采购计划，领用单位人员签章证明。
（４）材料管理部门同会计部门要定期核对有关账目，并认真掌握和分析研究各类材料定额的执行情况。
８、各单位经批准处理的材料变价，一方面减少库存材料，并同时作为恢复经费限额或增加经费存款（材料原价与变价款的差额列作经费支出的其它费用）处理。在清点材料中，如有多出或缺少的材料，经过一定的批准手续后，一方面作为增减库存材料同时作为减少或增加经费支出处理。
９、各单位的库存材料每年应当全面清点一次。以材料管理部门为主，由财务会计部门和职工代表参加。在清点中，如有多出或缺少情况，应当查明原因，按规定处理，调整账务。属于多出的和自然损耗部分，报单位领导人批准后作为增加或减少经费支出办理；属于人为的损失，分别情况报请单位领导人和上级审查处理。
１０、由于自然灾害等特殊原因损失的材料，应报上级主管部门批准后注销。
六、关于黄金、白银的管理办法
根据国家对加强贵重金属管理的规定和中国人民银行总行统一管理的要求，对使用黄金、白银（以下简称金、银）的管理规定如下：
（一）各单位生产、科研、基本建设、机械维修、所需的金、银加工订货等，统由局财务部门向总行申请划拨供应。
（二）各单位对金、银及其制品的使用，必须严格按计划办事，注意节约代用和积极组织回收，严禁遗弃流失。
（三）申请、划拨金、银及其制品的具体手续：
１、各单位使用金、银及其制品时，由使用单位编造金、银材料订货卡片（见格式一）一式四份，报业务主管部门审查后，一份留存，三份送同级财务部门汇总报经领导签章（见格式二）一式二份连同订货卡片一式三份逐级上报。各分局、研究所和直供单位于每年九月底前，将本单位和所属单位下年度的需要数汇总，（格式同二）一式二份，并附订货卡片一式三份送局财务部门统一向总行编报年度使用金、银及其制品的计划，并办理订货事宜。
２、本部根据总行核定的年度金、银指标和签订的供货卡片核定各单位所需的金、银数，总行根据订货卡片的要求，以托收承付结算方式直接向使用单位价拨供应。若因品种、规格特殊，总行所属企业不能生产时，由总行根据局申请通知有关银行供应金、银原料，由使用单位持单位证明信向银行购买，自行加工。
３、为便于及时了解金、银及其制品的收支使用情况，各单位应于年度终了后３０天内向局报告全年的收支使用情况，本部据此报告总行。
４、订货卡片的填写，必须字迹清晰、数字、牌号、规格、技术条件等准确肯定。
附：年度金、银材料（申请计划表）订货卡片。
一九 年度黄金、白银申请计划表
编报单位： １９ 年 月 日报出 单位：公斤
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┃使用单位│科研项目用途计算│需用数│利用库存数│实际申请数│使用地点┃
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┃合 计│ │ │ │ │ ┃
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单位首长： 长： 制表：
一九 年金、银材料订货卡片
