第六条 委托方应在每月１５日前，将下月份船舶的挂港计划（包括船名、国籍、到达港、预抵期、装卸货物种类、吨数、旅客或旅游人数，集装箱重箱空箱个数、船舶，集装箱可用重／容吨）电告总公司及挂港分公司。其中冷藏舱及散油舱应在每月５日之前告下月可用重／容吨。
第七条 委托方或船长应在船舶到港１０天前将下列单证寄达挂港分公司（若停靠一个以上港口应分港寄送）。
（一） 船舶规范；
（二） 船员名单；
（三） 租船合同或其他有关运输契约 ；
（四） 委托方自行组织货载的装货计划（包括货种、合约号码、件数、包装、重 ／ 容吨、发货人等）和运费舱单（可在船舶离装港后１５天内寄到分公司）；
（五） 进口货物运费舱单（包括超长超重货物及危险品清单）、提单副本、积载图、集装箱单证及其他有关货运单证；
（六） 旅游客及旅客名单（包括过境旅客）及行李清单 。
上述单证如有变更应及时通知更正。如因船舶航程短，上述（五）、（六）两项单证不能按时寄达时，除在船舶抵港时提供外，委托方或船长应于船舶驶离出发港前电告下列内容：驶来港、预抵期和来港任务（包括装卸货物名称、重量、件数、集装箱数及分舱情况，旅客、旅游客或过境旅客人数，超重、超长货物规格，危险品名称、性质、海协（ＩＭＣＯ）编号，及装舱位置）。
第八条 委托方或船长应在船舶到港前７２小时和２４小时分别两次将到港日期、时间和前后吃水通知分公司（如第一次所报吃水没有变更，第二次仅报到港时间）。在２４小时以内，如到港时间有变更，应随时通知。
第九条 第二委托方应在船舶到港１０天前向分公司提供租船合同、 运输契约
、 贸易合同、装卸货种及重量或其他有关资料。
第十条 分公司应将船舶到、离港和船舶动态及其变化情况及时通知委托方和下一港口代理，并在船舶离港后迅速寄送有关旅客、货运及集装箱单证。
第十一条 如船舶发生海事或其他特殊事故，分公司应及时将情况通知委托方，并根据委托方意见联系有关部门办理。如情况紧迫，分公司可即会同船长与有关部门洽商处理，并将情况随时通知委托方。
