第三十四条 收到需办理的公文后，承办单位要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本单位主办的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十五条 送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。重要的和限时的文件，承办单位如确实需要延长办理时间，应当告知文秘部门，必要时要向来文单位说明原因。
第三十六条 凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。经办人员协商不能取得一致意见时，部门领导应当亲自出面；如仍有分歧，主办部门要将各方意见报送主管领导研究决定。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。
第三十七条 草拟公文，要使用规定的稿纸。重要公文应当由领导亲自起草，或者提出要点，指定专人起草。草拟公文应当做到：
一、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
二、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
三、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年月日，年份应当写全。
四、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
五、必须使用国家法定计量单位。
六、用词用字准确、规范。难懂的专用术语、行话、方言，应当避免使用，必须使用时应当加注释。文内使用简称，除已通用的简称外，一般应当先用全称，并注明简称。
七、公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十八条 公文稿拟出后，要由主办部门领导人认真核阅、修改、签字。核阅的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已经协商一致。
第三十九条 铁路各单位、各部门办公厅（室）在将公文送领导人签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，发送范围是否适当，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应当退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应当与主办部门协商，或提出意见，退拟稿人修改。对涉及有关部门且主办部门经协商又不能取得一致意见的公文，核稿人应当积极组织协调，必要时由办公部门的领导协调。经协调仍不能取得一致意见的，应当提出处理意见报单位领导。
